Datenschutzordnung

Schützenbruderschaft St. Fabian und Sebastian Neuenheerse e.V.

Datenschutzordnung

über die Erhebung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)  

1. Allgemeine Grundsätze

Die Schützenbruderschaft St. Fabian und Sebastian Neuenheerse

  • beachtet die Grundprinzipien des Datenschutzes (Art. 5 DSGVO). Dazu zählen Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung sowie Datenminimierung im Zusammenhang personenbezogener Mitgliederdaten,
  • hat eine Datenschutzklausel in der Satzung verankert (Art. 13 DSGVO),
  • sichert personenbezogene Daten durch Verschluss (manuelle Dokumentation) bzw. Passwortschutz (elektronische Datenverarbeitung) und führt ein Verzeichnis zugangsberechtigter Vorstandsmitglieder, deren Zahl fünf Personen nicht übersteigt,
  • bestimmt bis auf Weiteres keinen Datenschutzbeauftragten, sofern die Zahl der Nutzungsberechtigten zehn nicht übersteigt und die Datenverarbeitung nicht Hauptzweck des Vereins ist,
  • schließt eine Cloud-Speicherung außerhalb der Europäischen Union ausdrücklich aus, indem Festplattenspeicherung erfolgt bzw. Server im Inland (e-Vewa) genutzt werden,
  • beachtet insbesondere die erhöhten Anforderungen der Datenspeicherung minderjähriger Vereinsmitglieder.

2. Umfang der Datenerhebung (Verarbeitungsverzeichnis)

  • Zur Mitgliederverwaltung werden folgende Grunddaten erhoben: Name, Anschrift, Geb. Datum, Bankverbindung.
  • Zu Satzungszwecken (Heimat- und Brauchtumspflege) werden folgende Daten erhoben: Jubiläen, Funktionen, Würden und Verdienste, der Erhalt von Auszeichnungen, Wettkampfergebnisse sowie archivwürdige Ereignisse im Zusammenhang des Mitglieds.
  • Zur Vorstandsarbeit werden von Vorstands- und Funktionsträgern Kontaktdaten wie Telefon, E-Mail sowie Angaben über Funktion/Qualifikation sowie Lehrgängen erhoben.
  • Das mit der Datenverarbeitung befasste Vorstandsmitglied sowie der Ort der Datenspeicherung sind beim geschäftsführenden Vorstand zu erfragen.

3. Einwilligung und Widerrufsvorbehalt   

  • Ohne Einwilligung ist eine Datenverarbeitung nur der Grunddaten erlaubt, die zur Erfüllung des Vertrages über die Mitgliedschaft erforderlich sind und vom Mitglied dafür mitgeteilt wurden (Wolff/Brink, Kommentar zum Datenschutzrecht, Rn. 30 zu Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO).
  • Der Nachweis der Einwilligung weiterer mitgliederbezogener Daten für die Erfüllung satzungsgemäßer Vereinszwecke gilt mit der Begründung und Dauer der Mitgliedschaft konkludent-widerruflich als erbracht. Das Mitglied signalisiert mit seiner Mitgliedschaft und der notwendigen Akzeptanz der Satzung seine Bereitschaft zur satzungskonformen Datennutzung (Wolff/Brink, Kommentar zum Datenschutzrecht, Rn. 81 zu Art 7. DSGVO).
  • Bei Annahme der Vorstandsposition oder Qualifikation als Schieß- oder Jugendgruppenleiter gilt die Zustimmung ebenso konkludent-widerruflich als erbracht (a.a.O., Art 7. DSGVO).
  • Die Bruderschaft hält darüber hinaus eine Einwilligungserklärung gem. Art 6 DSGVO im Einzelfall für seine Mitglieder bereit.

4. Datennutzung durch Dritte

  • Der Bund der Historischen Deutschen Schützenbruderschaften e.V. (BHDS) sowie der Bund der St. Seb. Schützenjugend (BdSJ) sind als Dachverband datenschutzrechtlich Dritte.
  • Gleiches gilt für die Gliederungen der Bezirks- und Diözesanebene sowie für die Europäische Gemeinschaft Historischer Schützen (EGS).
  • Die Datenspeicherung und -Nutzung dient dem satzungsgemäßen Ziel der Verbandsmitgliedschaft sowie der Ermöglichung des Erhalts von Auszeichnungen bzw. Teilnahme an Schießwettbewerben sowie waffenrechtlichen Befürwortung als anerkannter Schießsportverband.
  • Die Einwilligung zur Datenverarbeitung durch den Bund (IT-Programm eVewa) sowie durch die verbandlichen Ebenen (Bezirk, Diözese) gilt mit der Begründung einer Mitgliedschaft konkludent-widerruflich als erbracht (Art. 7 DSGVO).
  • Die Verarbeitung innerhalb von e-Vewa erfolgt auf Basis des vom Bund im Einvernehmen mit dem Landesdatenschutzbeauftragten NRW erstellten Datenschutzkonzeptes.
  • Darüber hinausgehende Weitegabe an Dritte bedarf der ausdrücklichen schriftlichen Einwilligung des Mitglieds im Einzelfall.
  • Eine Datenweitergabe zu Werbezwecken bzw. Nutzung außerhalb der satzungsgemäßen Zwecke ist ausgeschlossen.

5. Datenlöschung

  • Eine Datenlöschung (Grunddaten) hat zu erfolgen, sobald die Daten für die Mitgliederverwaltung nicht mehr benötigt werden, z.B. bei Austritt/Tod, bzw. wenn das Mitglied ausdrücklich einer Nutzung widerspricht. Letzteres kann zur Auflösung des Vertragsverhältnisses (Mitgliedschaft) führen.
  • Ein Widerspruch gegen die Datennutzung Dritter ist möglich. Die Löschung im IT-Programm eVewa führt allerdings zum Ausschluss des Erhalts von Auszeichnungen des Verbandes sowie zum Ausschluss von Wettkämpfen ab Bezirksebene.
  • Um seiner satzungsgemäßen Aufgabe als Traditionsverein gerecht zu werden, speichert die Schützenbruderschaft auch nach Aufgabe der Vorstandsfunktion oder Beenden der Mitgliedschaft für die Nachwelt erhaltenswerte Informationen. Gleiches gilt für archivierte personenbezogene Foto und Filmaufnahmen sowie zeitgeschichtliche Dokumente.

6. Veröffentlichung und Speicherung von Text und Bild  

  • Für die Verbreitung und Veröffentlichung personenbezogener Fotos, Filmaufnahmen und Texte gelten im Einklang stehende Gesetze des jeweiligen EU-Mitgliedslandes (Art. 85 Abs. 1 DSGVO). Diese Öffnungsklausel schafft den Mitgliedsstaaten die Möglichkeit,  anpassende Regeln die sich herausgebildet haben, weiterhin beizubehalten. Somit gilt § 23 Kunsturhebergesetz in der geltenden Fassung zum Zweitpunkt des Inkrafttretens der DSGVO.
  • Foto und Filmveröffentlichungen sind ohne Zustimmung im Rahmen  des Kunsturhebergesetzes möglich, sofern der öffentliche Charakter überwiegt (z.B. zufällige Bilder einer nicht näher definierten Gruppe eines Schützenumzuges bzw. von Festveranstaltungen).Sofern eine Identifizierung und Unterrichtung für eine nicht näher bestimmte Personengruppe nur unter Aufwand möglich ist, kann diese unterbleiben (Art. 11 Abs. 1 DSGVO).
  • Eine zielgerichtet und anlassbezogen abgebildete Einzelperson wird zur „Person der Zeitgeschichte“, die von einer Berichterstattung und Veröffentlichung ausgehen muss. Dies gilt sowohl für Printmedien und Aushänge als auch in digitaler Form (Internet) und umfasst sowohl Texte als auch Bilder.
  • Eine anlassbezogene Presseberichterstattung – auch im Verbandsorgan „Der Schützenbruder“ unter Veröffentlichung  personenbezogener Daten und Fotos bei der Bekanntgabe von  Majestäten und Funktionsträgern, Pokalsiegern,  Jubiläen und Verdiensten ist im öffentlichen Interesse.
  • Die Einwilligung gilt konkludent widerruflich als erteilt, sofern die betroffene Person nicht unmittelbar widerspricht. Bei Minderjährigen hat der Einwand durch Erziehungsberechtigte zu erfolgen.
  • Die über die aktuelle Berichterstattung bzw. Veröffentlichung hinausgehende Speicherung dient als Traditionsverband insbesondere zur Fortschreibung der Chronik und stellt somit eine satzungsgemäße Datenspeicherung dar.

7. Mitgliederinformation, Melde- und Benachrichtigungspflicht

  • Diese Datenschutzordnung gilt als Verfahrensverzeichnis sowie Mitgliederinformation gem. Art. 6 DSGVO.
  • Diese Datenschutzordnung ist den Mitgliedern in geeigneter Weise bekannt zu geben und Mitgliedern auf Verlangen vorzulegen bzw. auszuhändigen.
  • Das Mitglied hat das Recht, konkrete Auskunft über seine personenbezogen erhobenen Daten, deren Speicherort und konkrete Nutzung beim geschäftsführenden Vorstand zu erhalten.
  • Einwilligungen zur Datennutzung sowie Widerrufe (Löschungsanträge) sind umgehend an den geschäftsführenden Vorstand zu richten.
  • Hinweise auf Datenschutzverstöße hat der geschäftsführende Vorstand umgehend und unmittelbar der Aufsichtsbehörde – Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW – anzuzeigen (Art. 34 DSGVO).

8. Spenden

  • Als gemeinnütziger Verein hat die Bruderschaft die rechtliche Verpflichtung, Name und Anschrift des Zuwendenden zu speichern (§ 50 Einkommenssteuer-DurchführungsVO).

9. Inkrafttreten

Die Datenschutzordnung der Schützenbruderschaft St. Fabian und Sebastian Neuenheerse e.V. wurde am 24.05.2018 durch den geschäftsführenden Vorstand beschlossen und gilt für die Datenerhebung und -Speicherung sowie Veröffentlichungen, die ab dem 25.05.2018 erfolgen.

Auszug aus der Satzung der Schützenbruderschaft St. Fabian und Sebastian Neuenheerse mit Stand 30.06.2017

§ 14 Datenschutz
Zur Erfüllung der Zwecke der Schützenbruderschaft werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder in der Bruderschaft gespeichert, übermittelt und verändert.

Durch ihre Mitgliedschaft und die Anerkennung dieser Satzung stimmen die Mitglieder der Speicherung, Bearbeitung, Verarbeitung und Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten (z.B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Kompanie, Auszeichnungen, Bankverbindungen) im Rahmen der Erfüllung der Zwecke und Aufgaben der Bruderschaft zu. Als Mitglied des Bundes ist der Verein verpflichtet seine Mitglieder an den Verband zu melden. Übermittelt werden dabei Name, Vorname, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Austrittsdatum und Vereinsmitgliedsnummer (sonstige Daten); bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitglieder) die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein. Die namentliche Mitgliedermeldung erfolgt über ein internetgestütztes Programmsystem. Eine anderweitige Datenverwendung (z. B. Datenverkauf, Weitergabe an Dritte) ist nicht erlaubt.

Jedes Mitglied hat das Recht auf

  • Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten
  • Berichtigung seiner gespeicherten Daten
  • Sperrung seiner Daten
  • Löschung seiner Daten.

Nur Vorstandsmitglieder, die in der Bruderschaft eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis bestimmter Mitgliederdaten erfordert, erhalten eine Mitgliederliste mit den benötigten Mitgliederdaten ausgehändigt.

Die Mitglieder stimmen ferner der Veröffentlichung von Bildern und Namen in Printund Telemedien sowie elektronischen Medien zu. Die Bruderschaft informiert die Tageszeitungen (z.B. Westfalen-Blatt, Neue Westfälische, Amtsblatt der Stadt Bad Driburg, Mitteilungsblatt der Stadt Bad Driburg) über besondere Ereignisse. Diese Informationen werden zudem auf der Homepage der Bruderschaft im Internet veröffentlicht. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand Einwände gegen die Veröffentlichung seiner personenbezogenen Daten erheben. Zudem kann es die erteilte Einwilligung zur Veröffentlichung widerrufen. Im Falle eines Einwandes bzw. Widerrufs unterbleiben weitere Veröffentlichungen zu seiner Person. Personenbezogene Daten des widerrufenden Mitgliedes werden von der Homepage der Bruderschaft entfernt. Beim Austritt werden die Daten des Mitglieds aus der aktiven Mitgliederliste gelöscht.

Die Schützenbruderschaft Neuenheerse speichert jedoch notwendige Informationen über das Mitglied zur Pflege der Vereinschronik. Personenbezogene Daten des Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuerlichen Bestimmungen aufbewahrt.